報告しない部下の理由と原因、対策を解説した【変えるのは自分】

こんにちはきくさん(you_1581)さんです。

部下に対してこのように思っていませんか?

  • なんで報告しないんだ?
  • もっと早く報告してくれば対処ができたのに
  • 報連相の重要性を伝えているのに理解しない部下の気持ちがわからない!
  • 部下に報告する癖を付けたい

 

今回は上司であるあなたのお悩みについて解説させていただきます。

 

💡この記事を読むとわかること

  • 報告しない部下の理由と原因と対策
  • 部下が報告する仕組みを作る

 

僕は自分より年上の部下を30人ほど管理していた過去があり、まったく報告をしなかった部下たちが、1年後には自分から報告をするようになった経歴があります。僕が苦悩して学んだことをすべて話しますのでぜひ最後まで読んでくださいね。

 

では本文にどうぞ。



報告しない部下の理由と原因、対策を解説した

 

部下が報告しない理由は大まかに3つです。

その問題をたどっていくと

  • 上司と部下の関係
  • 報告必要レベルのあいまいさ
  • 部下の仕事への認識不足

の3点があげられます。

なかでも僕が痛感したのは上司(僕)と部下の関係が原因だったと認識しています。

 

こちらが僕の問題と改善した内容です。

 

問題1:部下を威圧していた

改善:言葉を柔らかくし、人として敬うようにし、失敗を見せるようにした

問題2:部下を道具としていた

改善:同じ会社の仲間!と強く認識するようにした

問題3:部下とコミュニケーションをとっていなかった

改善:1日1回は必ず自分から話しかけるようにした

問題4:部下の性格を理解していなかった

改善:部下とちゃんと向き合うようにした

 

あなたに心当たりはありませんか?

僕はこれらの問題を取り除いたことで、部下との報告問題が劇的に改善しましたよ。

 

実際の体験談に基づく事実がここにある

 

実際に僕の体験談からお話しをするのでより記事の内容が入りやすいと思います。

ではどうぞ!※1分で読めます

 

失敗から成功した体験談

 

部下は30人、全員5~30歳年上です。

年下上司の僕は、何の気なしに年上部下を威圧していた問題がありました。

当然、威圧している気はまったくなく、物事を正直にストレートに伝えていただけなんです

だがしかし…ご想像の通り、報告はおろか誰も僕の話を聞きませんでした。

当然ですよね、自分より年下の人間が上司という立場を利用して敬意を払った態度をとっていなかったのですから。

 

あるとき、上司から言われたことがあるんです。

 

頑固者
上司

お前、○○さんは部下だけど年上なんだぞ、もう少し敬え!

と言われました。

しかし当時の僕は言われた意味が理解できませんでした。

 

きくさん
きくさん

敬ってるけど、ダメなものはダメだし、無駄は無駄だし、正直に相手に伝えるのが一番早くていいじゃん

きくさん
きくさん

無駄な報告ばっかりしてきて鬱陶しいから正直に伝えたのに

きくさん
きくさん

そもそも時間がないから重要なこと以外部下と話す必要がないしな…

 

って思っていたんですね。

今でこそ思いますがなんたる傲慢。

 

でもあるとき気が付いたんです。

僕が上司にされて嫌だなと思うことを部下にしていた。

 

例えば報告を求められたときに、

 

頑固者
頑固な上司

そんなどうでもいい報告はいらない

 

など言われたり、質問をしただけなのにいきなり怒られたりとか。

他にも言葉がきつすぎてめちゃくちゃショックを受けたりとか。

とにかく嫌なことをいっぱい上司にされていたんですね。

 

それなのに僕は上司にされて嫌なことを部下にしていたんです。

 

きくさん
きくさん

何でもかんでもストレートで伝えればいいもんじゃないんだな

きくさん
きくさん

部下には申し訳ないことをたくさんしてしまった…。

 

と、反省することができました。

 

その経験から言葉使いだけではなく、部下だろうが何だろうが、相手は人間で心があるんだ、と思って、敬うようにしたんです。

 

結果、言葉の配慮や、態度気遣いを部下に対してできるようになり、部下も自然と僕の元へきて雑談をするようになり自然とコミュニケーションをとることができました。

 

今思うと、当時の僕は精神的にかなりいっぱいいっぱいだったな、と思います。

でもそんなことは部下には関係ありませんね

 

当時の上司の立場である僕の問題は下記です。

 

問題1:部下を威圧している

問題2:部下を道具としていた

問題3:コミュニケーションをとっていない

問題4:部下の性格を理解していなかった

 

これに対して以下の改善をしました。

 

問題1:部下を威圧していた

改善:言葉を柔らかくし、人として敬うようにし、失敗を見せるようにした

問題2:部下を道具としていた

改善:同じ会社の仲間、と強く認識するようにした

問題3:コミュニケーションをとっていなかった

改善:1日1回は必ず自分から話しかけるようにした

問題4:部下の性格を理解していなかった

改善:部下とちゃんと向き合うようにした

 

です。

 

報告する仕組みを作る

自分の行動が変わって部下からの信頼を取り戻しても、部下は報告をしてくれるとは限りません。

そこで僕は部下から報告をしてくる仕組みを作りました。

 

具体的にはこんな感じです。

 

  • 部下とのコミュニケーションの習慣化
  • 業務の全容を見せる
  • 責任を持たせる
  • なぜを使わない

 

一つずつ解説します。

 

部下とのコミュニケーションの習慣化

 

挨拶は必ず自分からして、そのときに必ず一言もつけるようになりました。

イメージは海外の映画やドラマのワンシーンです。

挨拶の後に必ずひとことなにか話していませんか?

そのイメージです。

 

コミュニケーションの習慣化をすることで、部下も次第に心を開くようになり、

 

この人はいつも気にかけてくれている

と思ってくれるようになります。

そのときに自分の失敗話を盛り込むとさらにGOOD!

そしたら今度は部下から話かけてくるようになり、雑談の中で報連相をしてくれるようになりました。

もっと気になる話があれば、さらに深堀りして聞いてみましょう。

部下は「自分の話を聞いてくれている…!」と思うのでもっと信頼関係が築けますよ。

 

雑談の中の相談。つまり、雑相です。

 

業務の全容を見せる

 

なぜ部下は報告をしないのか?

そう考えたときに部下の仕事への認識不足が問題だと考えました。

そもそも仕事を知らない&覚えていないと、何を報告していいかもわかりませんよね。

なので業務の全容を教えるという施策を行いました。

部下が報連相の重要性を理解してもらう仕組み作りです。

この方法も普段の雑談の中で教えていきました。

 

今まで業務の全容を話していなかったので部下の反応は

信頼してくれている!

と感じてくれるようになり、仕事に責任を持つようになります。

シンプルにいうと、意識の向上です。

この施策により報連相のほかに部下からの信頼と意識の向上という結果を得られました。

 

報連相のしない部下は、仕事の全容が見えていないことが多いです。

※業務の全容を話すといっても部下が現在できる仕事の2歩先の仕事の話をするレベルです

 

責任を持たせる

 

業務の全容を見せたあと、部下の意識が上がったタイミングで一段階上の仕事をしてもらいます。

これは仕事を完遂させることが目的ではなくて、仕事に対して責任を感じてもらうことが目的です。

ここで注意。部下が仕事を間違っていても責めてはいけません。

そもそも慣れない仕事ですし、一段上のレベルの仕事をしているのですから。

あくまで責任感をつけることが目的です。

 

なぜを使わない

 

仕事で失敗してもなぜ、なぜ、攻撃はやめましょう。

一部の人には有効ですが、部下にも性格があります。

その人にあったアプローチをしましょう。

 

具体的には

何が原因でその問題が起きたのか、を一緒に考えてあげることが大事。

一緒に、といっても同じ時間を共有しながら考えるのではなく、部下に寄り添って、起きた問題をひとつひとつ紐を解いて考えてあげることが大事です。

 

なぜなぜ攻撃をしてしまうと、ほとんどの部下は委縮してしまいます。

支配欲のある上司が勘違いしやすいのですが、部下はペットではありません。

きちんと人として接しないと、部下は虚偽報告をするようになり、あとから取り返しのつかないことがおきます。

なので、問題が起きたときには部下と一緒に寄り添って考えることによって、部下に安心感を与えてあげ、信頼感を得ることが大事なのです。

 

仕組み作りをした結果

 

チーム内で活気がつき、問題に対して前向きに考える部下が増え、無責任な部下は2割くらいになりました。

かなり楽です(^^♪

仕事も楽しくなりましたし、部下に助けられていたことがかなり多かったことに気づけました。

傲慢になってはいけませんね。

 

部下の動向をみて自分を改めましょう。

 

部下の傾向1:同僚や後輩には報連相をしているけど、上司にはしないパターン

 

この場合は、

報連相の重要性は理解しているけどなぜか上司にだけ報告をしない、これは上司とのあいだに問題ありです。

 

なぜこんな事になるかというと、上司とコミュニケーションをとりたくないから報告をしないからです。

シンプルですね。

ではなぜコミュニケーションをとりたくないのか?

ここで部下の感情を表現しました。

 

怖い=おそろしい=隠したい

話を聞いてくれない=理解してくれない

責められる=怖い

めんどくさい=しつこい

 

この感情が部下にあるから上司とコミュニケーションをとらないのです。

いわゆる人間の防衛本能です

人間は失敗や恐怖から逃げるものです。

上司が怖い存在だと、報告をしない部下がどんどん増えます。

 

そこで

 

頑固者
頑固者

そんなこと言っても仕事だろ!

若いころ、俺も上司が怖かった!全員乗り越える壁だろ!

公私混同なんて論外だ!

 

なんて言ってしまうと改善は難しいです。

上記の主張が頭に思い浮かんだ人、

あなたに相手を思いやる気持ちはありますか

 

部下は奴隷ではないです。

人間であり、心もあるのです。

部下と自分は同じ気持ち、なんて考えてはいけませんよ。

 

ここを理解しないと部下は報告するようにはなりません。

部下を怖がらせるのはやめましょう。

いまは昭和や平成じゃなくて令和ですよ。

 

部下の傾向2:報連相の必要性がわからないパターン

 

今の若い子に多い問題。

Googleで【報連相 意味】と調べる人が少なくないようです。

そもそも、報連相 意味と調べるのはズレていると思いませんか?

今の若い子はそんなレベルなんです。

報連相をしなかったら、仕事として、会社レベルでその後どうなるか予測ができないんです。

この感覚のずれを埋めるのが、今の上司に求められているスキルであり、部下を管理するということです。

 

報告をしない部下から上司への認識

 

部下の目線からすると

上司は僕の事を見てくれていて、いちいち言わなくても把握してくれている

と思っている人が多いです。

ほかにも

こんな小さいこといちいち言わなくてもいいか

と、軽く考えている部下も多いです。

上司を神かなにかのように考えている部下が一番厄介です。

前述したように、雑相のなかで教えていく必要があります。

 

基本的に上司と部下のギャップが原因

 

なぜ報連相の隔たりがおきるのか、この問題は上司と部下のギャップが原因で生じます。

わかりやすいように第三者の視点で見えるように解説します。

 

上司から部下を見た場合

 

きくさん
きくさん

部下は仕事を把握していて上司が何を求めているか理解している、だから必要なことを報告してくれるハズだ。

 

現実の部下

報告しない部下は、仕事を把握していない(細部まで見えていない)報連相の意味やタイミングを理解していない。

 

部下から上司を見た場合

 

言わなくても把握してくれている!

上司からの情報共有がないから自分もしない!

怖い!(心理的要因)

いやこんなん言わなくても○○さんなら知ってるだろ…。

この報告は言わなくていいか。

 

まとめるとこんな感じです。

両者がいかにズレているかわかりますね。

結論:上司は常に勉強すべき

部下は自分のやることで精いっぱいです。

あなたほど周りを見えていないですし、業務の内容も理解しきれていません。おそらくあなたの10%も理解していないでしょう。

そういった事実を上司であるあなたが知るべき。

上司であるあなたは業務に関しては一流です。

しかし、今あなたに求められているのはマネジメント能力。

プレーヤーとしての能力ではなく、マネジメント能力で評価されなければいけないのです。

結論、常に学ぶべき、です。

学ぶ材料はシンプルで十分

スクールに通ったり、セミナーを受講したり、音声学習をしたり、世の中には色々な学習材料がありますよね。

結論を先に述べますが、本を読めば十分。

本を読まない人は字も書けない文章も書けない、思考の整理もつかない…(当てはまる人はすみません)

ということで、さくっとおすすめ本を紹介します。

まず管理職ビギナーにおすすめな本は思考法リーダーの仮面 ーー「いちプレーヤー」から「マネジャー」に頭を切り替えるです。

コチラの本は管理職のあり方や、基礎を学ぶことができます。

「管理職とはなんですか?」

といった問いに瞬時に答えられない人が読むべき本。

288ページありますが、読みやすくさくさく進むので普段読書をしない人でも読めますよ。

 

管理職中級以上の方は、経営の神様であるピーター・ドラッカーの著書 マネジメント[エッセンシャル版] – 基本と原則 がおすすめ。

有名な本なので、すでに読んだ方もいるかもしれません。

もし読んでいなかったら管理職失格レベル。

少し読みづらい&302ページあるのでサクッと読む本ではないですが、基礎中の基礎が学べる本。

いつまでもプレーヤー気分が抜けきれない管理職におすすめです。

 

この記事のまとめ

 

僕は報告しない部下の原因は上司の問題が9割と思っています。

なぜなら、僕が上司のときに、部下への考え方が原因で報告がなかったからです。

それから原因を突き止め、改善した結果、部下が報告してくれるようになり強いチームになりました。

 

基本は変わらないものの、時代は変わります。

なので時代にあった部下の育成をしないといけません。

昔の当たり前と、今の当たり前が違うように、部下も変わるのです。

 

上司や部下と区切るのではなく、人と人として仕事することが大事です。

もう一度僕の問題と改善を書きます。

 

問題1:部下を威圧していた

改善:言葉を柔らかくし、人として敬うようにし、失敗を見せるようにした

問題2:部下を道具としていた

改善:同じ会社の仲間、と強く認識するようにした

問題3:コミュニケーションをとっていなかった

改善:1日1回は必ず自分から話しかけるようにした

問題4:部下の性格を理解していなかった

改善:部下とちゃんと向き合うようにした

 

です。

この記事のほかにもなぜ考えるのがめんどくさくなってしまうのか?それはワクワク感がないからだった という記事も参考になるかもしれません。

 

ここまで読んでくださりありがとうございました!

また次の記事でお会いしましょう!

 



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